Офис-менеджер: кто это такой и чем занимается?

Выносливость и дружелюбие – залог успеха!

Каждый сотрудник офиса должен знать, что такое программа первичного инструктажа и для чего она проводится. Еще одно качество для успешной работы – устойчивость к стрессам. Если человек имеет высокую цель в жизни, ему нужно научиться спокойно относиться к сложным ситуациям, которые складываются на работе. Более того, следует тренировать спокойное отношение к неудачам. Необходимо отдавать себе отчет, что в процессе работы всегда будут происходить события, которые выводят из душевного равновесия. Профессионализм любого сотрудника заключается в том, что день за днем он выполняет определенную работу (даже в больших объемах) но, при этом остается невозмутимым, спокойным и сдержанным. Спокойный работник может выполнить гораздо больше дел в отличие от своих нервных коллег.

Офисный сотрудник в обязательном порядке должен уметь улаживать сложившиеся конфликтные ситуации

Практически в каждой компании есть люди, пытающиеся привлечь внимание скандальным способом. Офисный сотрудник должен внушать доверие

Находясь рядом с ним, коллеги должны чувствовать умиротворенность, спокойствие. Быть зачинщиком конфликтов и скандалов крайне неразумно. Если человек сглаживает конфликтные ситуации, он поступает правильно не только по отношению к фирме где работает, но также по отношению к собственному здоровью.Офисные работники должны быть дружными и трудолюбивыми.

http:

Если человеку от природы присуще такое качество как лень, это станет понятно и начальнику. Директор сразу же заметит, что конкретный человек работает хорошо только тогда, когда за ним наблюдают. Если человек создает видимость работы, есть все шансы, что он окажется кандидатом на увольнение, а об увеличении зарплаты и речи быть не может. Дресс-код офисным работником должен соблюдаться в обязательном порядке. Стиль одежды должен быть скромным и деловым. Еще одна важная черта данного сотрудника – хорошая память. У офисного работника не всегда есть возможность записывать важную информацию, в связи с этим необходимо тренировать память.

Что «скрывает» офис-менеджер?

Офис-менеджер – человек, без которого невозможно представить ни один крупный офис. Вопреки этому, мало кто знает, как много обязанностей у офис-менеджеров, кроме нахождения на ресепшене и ответов на многочисленные вопросы сотрудников компании. Мы поговорили с самым опытным офис-менеджером ISsoft Натальей Рачковой о ее работе.

Работа офис-менеджера – это работа, которую нельзя проспать. Поскольку в обязанности офис-менеджера входит наблюдение за порядком в офисе, он должен убедиться в этом до начала рабочего дня. Также офис-менеджеру приходится часто немного задерживаться после работы. В нашей компании работает три офис-менеджера, два – в офисе на улице Чапаева и одна сотрудница находится в офисе на улице Клары Цеткин.

Что входит в ваши обязанности?

В работу офис-менеджера входит не только встреча гостей и клиентов, но и другие менее интересные дела. Я работаю в компании уже более десяти лет, поэтому занимаюсь более ответственной работой. В мои обязанности входит ведение разных отчетов, подготовка документов для заказчиков, оформление командировок, украшение офиса к Новому году. И самая необычная для профессии обязанность – я веду одну из групп по английскому языку.

Когда я только пришла в ISsoft, компания насчитывала около восьмидесяти сотрудников. Тогда среди моих дел были встреча гостей, посетителей, кандидатов, распределение почты и звонков, заказ обедов, доставка воды, хозяйственных и канцелярских принадлежностей, порядок в офисе, помощь на мероприятиях офиса и его украшение.

Мы часто общаемся по работе со всеми сотрудниками, поэтому многих знаем по имени. Несколько лет назад я занималась кадрами, тогда я знала всех даже по отчеству. Конечно, это не входит в наши обязанности, но всем приятно, когда их запомнили по имени, да и ты знаешь с кем здороваешься.

Что нравится в работе больше всего?

Очень нравится раздавать бонусы сотрудникам: в честь Дня Рождения, свадьбы и рождения ребенка. Особенно приятно поздравлять тех, кто получает бонус впервые. Несмотря на доступность информации о бонусах, сотрудники почему-то об этом не помнят. Поэтому для новеньких бонус – частенько приятная неожиданность.

Один из приятных моментов – занятия по английскому языку с группой сотрудников. По образованию я переводчик английского языка, поэтому два занятия в неделю перед работой приносят мне много положительных эмоций. Еще в детстве я хотела преподавать английский, можно считать, что моя мечта сбылась в ISsoft.

Не менее интересно гулять с заказчиками по городу, ездить с ними на экскурсии и шопинг за сувенирами, когда их команда не может составить им компанию.

Как получилось, что вы стали вести группу по английскому?

Десять лет назад в компании тоже были курсы английского. И когда уволилась одна преподавательница, я предложила свою кандидатуру. Вот уже десять лет у меня самые лучшие студенты.

Почему бы не работать переводчиком или вести курсы в частной английской школе?

По образованию я не преподаватель, а переводчик. Я люблю английский язык, провела много времени в английской семье в Великобритании, именно поэтому мне не хочется терять знания и мой знаменитый британский акцент. Но делать из этого рутину и думать о том, что нужно готовиться к парам и вести занятия пять дней в неделю я не хочу. А график, по которому я преподаю в компании, позволяет делиться знаниями и не ставить такую работу на поток.

Есть ли какие-то традиции, которые хотелось бы «привезти» из Великобритании в нашу культуру?

Да, пожалуй, это были бы открытки-благодарности. Их принято дарить после мероприятий, посещения друзей и праздников в их кругу. Небольшие открытки с парой строк, выражающих признательность хозяину вечеринки.

За десять лет работы что-то изменилось?

Ощущения, наверное, те же. Всегда нравилось и нравится работать. С ходом времени обязанности менялись, стали серьезнее, поэтому я чувствую свою значимость. Все происходит довольно последовательно, ведь логично, когда новые сотрудники занимаются более простыми, но тоже важными обязанностями.

С какими сложностями сталкиваетесь?

Постоянных сложностей нет. Как и у всех, у нас бывают авралы, например, когда непредсказуемо большое количество сотрудников едет в командировку. Приходится просто отложить все дела, собраться и заняться этой задачей. Иногда случается такое, когда нет второстепенных задач, а все надо сделать в один момент: ты хватаешься за одно, потом надо решить другое и так далее. Сложнее всего – середина и конец месяца, когда всем нужно заполнить Intacct, а нам проверить правильно ли все внесено.

Необходимые навыки и знания

Чтобы менеджер был успешным и эффективным на своем рабочем месте, он должен быть подготовлен и обучен. Существуют ключевые навыки и требования, которым специалист должен соответствовать.

Профессиональные

Знания, характерные для той или иной профессии, получают не только во время обучения, но и в процессе наработки профессионального опыта. Вот некоторые из них:

• умение контактировать с людьми и вести деловые переговоры, соблюдая при этом нормы этикета;
• основы делопроизводства, умение пользоваться офисными программами и техникой;
• наличие знаний по экономике, менеджменту, маркетингу, социологии;
• понимать финансовую систему товарного и денежного оборота, уметь работать с первичной бухгалтерской документацией;
• иметь знания в сфере управления персоналом, кадрового подбора и расстановок, знать трудовое законодательство.

Личностные

Так как менеджер – это управленческая профессия, то личностный склад характера должен отвечать определенным требованиям:

• высокий уровень коммуникабельности, умение убеждать и мотивировать людей;
• наличие выраженных организаторских способностей и умение повести людей за собой, вдохновляя личным примером;
• хорошее логическое мышление, способность запоминать большие объемы информации;
• умение быстро оценить и проанализировать поступающую информацию, способность к поиску нужной информации;
• способность быстро думать и принимать решения, анализируя многие факторы.

Личные качества

Представители этой профессии должны сочетать в себе тактичность и ответственность, ведь именно они координируют работу всего офиса. Часто руководители выдвигают требования к внешнему виду помощника, поэтому важна умеренность во всем: естественный женский макияж аккуратная прическа, одежда и т. д.

1. Коммуникабельность.
2. Отличная память.
3. Доброжелательность.
4. Пунктуальность.
5. Грамотность и обучаемость.
6. Умение работать в коллективе.
7. Неконфликтность.
8. Задатки и руководителя, и организатора.
9. Хорошее знание иностранного языка.
10. Терпеливость.
11. Понимание корпоративной этики.

Представитель этой профессии — это человек, который умеет работать с людьми, отличаясь вежливостью и хорошим воспитанием.

Чем занимается менеджер?

Самый наиболее распространенный вопрос, которым часто задаются соискатели на эту профессию. Разумеется, обязанности менеджера напрямую зависят от его сферы деятельности. В каждой компании существуют свои определенные требования и условия, но всегда есть общие требования, которые не зависят от сферы деятельности компании, подразделения или должности. Из общих требований можно разделить на несколько составляющих функций. Рассмотрим более детально каждую из них.

Функция № 1. Установка целей

Любой менеджер устанавливает для организации цели, которые нужно достичь для получения максимальной прибыли. К поставленным целям он определяет необходимые задачи, которые помогут ее как можно быстрее достичь. Поставленные задачи менеджер правильно распределяет между своими подчиненными или сотрудниками. Немаловажную роль играет грамотное распределение поставленных задач, так как от их правильной формулировки и распределения между подчиненными, напрямую зависит выполнение поставленной цели. Эта одна из самых важных функций в специфике работы почти любого менеджера.

Функция № 2. Организация рабочего процесса

Данная функция включает в себя организацию и контроль всего рабочего процесса менеджера. Здесь менеджер подробно анализирует все поставленную перед ним работу, выделяя наиболее важные составляющие и формирует более четкие и конкретные задачи, выполнения которых распределяет конкретным подчиненным.

Функция № 3. Отладка рабочего процесса и мотивация сотрудников

Любой менеджер прекрасно понимает, что без слаженной командной и коллективной работы, поставленные задачи будут не выполнены должным образом. Поэтому он налаживает все необходимые контакты для более продуктивной работы, из рабочего коллектива формирует слаженную команду и регулярно поддерживает весь организованный рабочий процесс. Более того, совместно со своим руководством разрабатывает эффективные системы мотивации для сотрудников, с целью максимального повышения заинтересованности в работе сотрудников.

Функция № 4. Оценка и контроль рабочего процесса

После распределения поставленных задач, организации и отладки рабочего процесса, менеджер занимается контролем работы сотрудников. Сюда также входит и оценка работы сотрудников. Как и во многих других сферах, менеджер оценивает своих сотрудников, следит за качеством выполнения их работы, помогает им наиболее эффективно выполнять поставленные задачи. Также, менеджер, своевременно информирует своего руководителя о результатах выполнения поставленной работы.

Функция № 5. Обучение и развитие

Менеджер постоянно развивает все свои имеющиеся навыки и умения, а также по возможности проводит обучение своих сотрудников. Как правило, помимо обучения сотрудников, менеджер проводит работу над ошибками, где на конкретных примерах их подробно разбирает, с целью повышения качества и эффективности работы.

Особенности профессии

Специалист легко найдет работу, ведь люди этой профессии востребованы и в маленьких, и в крупных компаниях. Этот сотрудник отвечает за бесперебойную работу офиса, выполняя мелкую, но очень важную работу. В обязанности специалиста входит:

• закупка товаров для обеспечения работы (канцелярия, бытовая химия, напитки и другие);
• контроль за чистотой в офисе;
• ведение табеля учета рабочего времени;
• оформление пропусков, подготовка деловых встреч;
• проверка работы техники и вызов специалистов для ее обслуживания (ремонт, замена комплектующих и т. д.);
• контроль денежных средств, которые уходят на нужды офиса;
• административно-хозяйственная работа;
• прием и регистрация почты, ее распределение;
• встреча гостей;
• прием звонков;
• организация праздников, закупка подарков, хранение данных о сотрудниках;
• работа с документами и другие.

Перечень обязанностей зависит от офиса и уровня компании, в котором специалист работает. В некоторых случаях эта работа может быть сопряжена только с приемом звонков/корреспонденции, в других случаях сотрудник выполняет все вышеперечисленные обязанности и мелкие просьбы непосредственного начальника.

Прямые обязанности

Следующим пунктом в инструкции прописываются обязанности офис-менеджера. Для резюме на соискательство вакансии часто претенденты выписывают в отдельную графу, какие обязанности они выполняли на предыдущей работе в офисе. Так работодатель получает больше информации о навыках претендента.

Какие пункты могут входить в непосредственные обязанности офис-менеджера?

1. Курирование телефонных звонков. Сотрудник должен отвечать на поступающие звонки, в меру своих возможностей отвечать на вопросы оппонентов, а также информировать начальство об информации, которую просили передать.
2. Курирование документации. Хранение и учет документов, контроль корреспонденции, оформление приказов и т.д. – это прямые обязанности офис-менеджера.
3. Размножение документов. По особому поручению шефа сотрудник выполняет копировально-множительные работы.
4. Оформление писем, запросов – т.е. ведение переписки с партнерами, клиентами или поставщиками по просьбе непосредственного начальника.

В обязанности офис-менеджера может входить еще как минимум шесть видов работ. Но в каждой компании нагрузка на специалистов этой категории определяется индивидуально.

Общие требования к профессиональной деятельности

Что обычно ожидают от подобного сотрудника? Обращая внимание на образцы резюме офис-менеджера, работодатели к специалисту предъявляют ряд требований. Предполагается, что данный сотрудник обладает знаниями о целях и составе фирмы, хорошо пользуется техническим оборудованием и снабжает им предприятие, осведомлен об основах управления и деятельности персонала компании, стимулирует ее развитие, обеспечивает сохранность материалов, необходимых для работы, выполняет некоторые бухгалтерские функции

Предполагается, что данный сотрудник обладает знаниями о целях и составе фирмы, хорошо пользуется техническим оборудованием и снабжает им предприятие, осведомлен об основах управления и деятельности персонала компании, стимулирует ее развитие, обеспечивает сохранность материалов, необходимых для работы, выполняет некоторые бухгалтерские функции.

Образец резюме офис-менеджера, который вы берете за основу при составлении своего документа, должен соответствовать трудовому стажу

Обратите внимание, что для соискания вакансии в больших фирмах вам нужно быть опытным специалистом. Чтобы работать в небольшом офисе, достаточен трудовой стаж от 1 года или вообще он может не потребоваться

Кандидат на подобную трудовую деятельность имеет диплом о высшем образовании, например, экономическом, гуманитарном. Желателен сертификат о дополнительном обучении, знание иностранных языков. Предпочтительный возраст – от 25 лет.

Отделите интровертов от экстравертов

Open space в чистом виде считается таким же малоэффективным решением, как и старые боксы-клетки для сотрудников.

Обдумывая планировку офиса, стоит учитывать индивидуальные особенности подчинённых. Например, мягко отделять интровертов от экстравертов. Многие сотрудники не могут сосредоточиться и продуктивно работать, если вокруг шум, разговоры коллег и рабочая суета.

Исследования Introverts: A Defense. показывают, что приглушённый свет, спокойная обстановка и минимум эмоциональных коллег-экстравертов помогают интровертам сосредоточиться и работать гораздо продуктивнее.

Учитывая, что среди интровертов попадаются гении и генераторы идей вроде Билла Гейтса, стоит обеспечить им нормальные условия работы и возможность подумать в тишине.

Обучение на офис-менеджера

Эту профессию выбирают и студенты, и опытные профессионалы, что обусловлено большим количеством вакантных мест. Если специалист желаете получать более высокую зарплату, то должен пройти обучающий курс по специальности «офис-менеджер» или «делопроизводство».

К специалисту выдвигаются минимальные требования:

• безупречная грамотность;
• умение работать на ПК и с офисной техникой (принтер, факс и другая);
• приветствуется опыт работы.

Руководители отдают предпочтение специалистам, которые имеют гуманитарное образование — это журналисты, педагоги, архивные работники, филологи и другие.

Профессия офис-менеджера

Офис-менеджер — это специалист, который контролирует документооборот, обеспечивает эффективное функционирование офиса и является посредником между руководством и подчинёнными или структурными подразделениями. Функциональные обязанности этого сотрудника, равно как и требования к нему, у разных работодателей отличаются. Рабочим местом офис-менеджера чаще всего является приёмная компании и кабинета руководителя.

Эту должность часто путают с работой секретаря. Данные профессии действительно во многом похожи, но существенная разница между ними всё же есть. Секретарь подчиняется напрямую руководителю (заместителю или другому топ-менеджеру), выполняет его личные поручения и ведает только его документами.

Офис-менеджер контролирует текущую работу, преимущественно бумажную. Он следит за корреспонденцией, канцтоварами, документооборотом, офисной техникой, принимает звонки и доводит приказы руководителей до сотрудников. Он не исполняет личные поручения, не ведёт календарь руководителя и не принимает его звонки — хотя весьма часто эти две работы совмещаются в одном специалисте. Например, в названии вакансии может быть указано «офис-менеджер с функциями секретаря».

Офис-менеджер работает с документами, корреспонденцией и принимает звонки

Обязанности

Выше мы отметили, что полный перечень того, что делает на рабочем месте офис-менеджер, определяет непосредственно работодатель. Так, в данном случае, вакансия с одним и тем же названием может подразумевать совсем разную работу. Однако это не значит, что нельзя очертить примерный круг обязанностей этого специалиста и понять, что ожидать от должности:

Функции офис-менеджера:

• работа с документами — подготовка приказов и распоряжений руководителя, их регистрация, распространение в структурных подразделениях, ведение архива;
• работа со входящей и исходящей корреспонденцией — регистрация, отправка;
• приём звонков в компанию, переключение на руководителя или отделы;
• встреча клиентов в офисе, консультирование о местоположении отделов, их функций;
• подготовка отчётов, прайс-листов;
• контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов;
• закупка канцтоваров;
• заказ питьевой воды, чая, кофе (на порталах для поиска работы обозначается как «обеспечение жизнедеятельности офиса).

Это примерный перечень того, что входит в работу офис-менеджера. Работодатель может дополнить или сократить его. Например, некоторые требуют консультировать клиентов по поводу продукции или услуг, знать кассовую дисциплину и даже переводить документы на иностранных языках.

Требования к кандидату

Анализ актуальных вакансий на сайтах для поиска работы показывает, что в большинстве случаев работодатели не предъявляют требований к образованию кандидатов. Достаточно среднего или неоконченного высшего образования. Специальность при этом не имеет значения. Гораздо важнее практические навыки:

• умение работать с документами и организовывать документооборот;
• владение ПК и офисной техникой на уровне уверенного пользователя;
• умение обрабатывать входящую и исходящую корреспонденцию, регистрировать документы, отправлять их почтой или курьером, доводить в срок до структурных подразделений.

В ряде случаев может потребоваться знание иностранных языков.

Офис-менеджер является связующим звеном между руководством и структурными подразделениями

Немаловажное значение в такой работе имеют качества характера. Эта работа подходит активным, но внимательным людям, способным решать несколько задач одновременно

Обязанности довольно быстро становятся рутинными, потому что дублируются изо дня в день — потребуется терпение. Сотрудник всегда должен присутствовать на рабочем месте, иначе офис не будет функционировать в нормальном режиме — необходима усидчивость. Для резюме офис-менеджера полезно будет указать такие личные качества:

• доброжелательность и опрятный внешний вид;
• коммуникабельность, вежливость, позитивный настрой;
• грамотная письменная и устная речь;
• внимательность, усидчивость;
• сообразительность;
• расторопность, многозадачность;
• неконфликтность, стремление находить компромиссы и выходить из трудных ситуаций.

Минусы

• Бюрократизация. Часто чрезмерная: должностные инструкции, служебные записки, объяснительные. Если нужно сходить в школу ребенка, опечатать счетчик или получить другую услугу, которая оказывается в рабочее время, нужно договариваться с руководителем и коллегами, чтобы отпустили.
• Издержки образа жизни трудоголиков. Если целиком отдаваться труду и мало двигаться, то это может негативно сказаться на здоровье. Отягощают ситуацию не соответствующая физиологическим размерам конкретного работника мебель и неправильная осанка. Наиболее часто возникают проблемы с позвоночником в области шеи, головные боли и болезненные ощущения в суставах, нарушения в работе сердца из-за появления лишнего веса.
• Невозможен гибкий график работы. Как правило, нельзя переносить выходные, а также время начала, окончания работы и перерывов. Хотя в некоторых организациях это возможно при отрабатывании недельной или месячной нормы трудовых часов.
• Отсутствие правильного питания. Увлеченность профессией часто приводит к замене нормального обеда перекусами с преобладанием фастфуда, в результате нарушается деятельность желудочно-кишечного тракта.
• Работа в основном с компьютером без соблюдения режима чередования труда и перерывов чревата ухудшением зрения. Отсутствие упора для предплечий может привести к хроническому растяжению суставов рук и профессиональной травме.
• Соблюдение дресс-кода. Начальство не одобрит одежду и прически, идущие вразрез с корпоративными правилами, даже если хочется одеться и постричься по-другому.
• Риск сезонных заболеваний. Большая плотность людей в помещении повышает опасность заболевания острыми респираторно-вирусными инфекциями.
• Расходы на транспорт. При 5-дневке происходит минимум 10 рабочих поездок в неделю, что больше, чем при работе в режиме 2 дня через 2 или через день.
• Затраты времени на дорогу. В среднем тратится до 2-х часов в день на то, чтобы добраться до офиса, а это составляет 25 % времени от 8-часового рабочего дня. В году за вычетом отпуска содержится 219 трудовых будней. 438 делим на 16 часов ежесуточного бодрствования и получаем 27 суток дополнительного отдыха, которые могли бы добавляться ежегодно, если трудиться удаленно!
• Стресс openspace. Большое скопление людей в одной комнате, шум давят на психику, особенно при необходимости постоянно концентрироваться. Часто требуется довольно продолжительное время для того, чтобы привыкнуть к шумовому фону (телефонным звонкам, звукам техники, голосам), не реагировать на любопытные взгляды коллег.
• Наличие руководителей, перед которыми положено отчитываться. При фрилансе, как правило, в одном проекте один заказчик. Но бывает и там «наплыв» неадекватных и хочется иметь одного нормального прямого начальника.

Общие положения должностной инструкции

Должностная офис-менеджера инструкция утверждается генеральным директором компании. В разных компаниях она может отличаться по некоторым пунктам, но в целом ее основные положения не меняются. С рабочей инструкцией необходимо ознакомляться еще до подписания трудового договора, чтобы потом не сетовать на то, что выполнять те или иные обязанности не входило в ваши планы. В общих положениях может быть указано:

• кто ответственен за прием офис-менеджера на работу;
• кто вправе освободить его от должности;
• кому подчиняется работник;
• кто подчиняется офис-менеджеру;
• кто выполняет обязанности офисного менеджера в его отсутствие и т.д.

Как правило, офис-менеджеры подчиняются генеральному директору. В подчинении у администраторов офиса находятся курьеры, водители, уборщицы и т.д.

Также в общих положениях может уточняться, работника с каким уровнем квалификации можно принимать на описываемую должность.

Ответственность

Офис-менеджер – профессия, которая также предполагает некую ответственность. Её объем и наказание за нарушение правил определяет каждый работодатель в индивидуальном порядке. Самые распространенные пункты, по которым несется ответственность, в должностных инструкциях выглядят примерно так.

1. За халатное отношение к своим обязанностям. Несвоевременное выполнение распоряжений и любая другая халатность – вина сотрудника, за которую необходимо отвечать.
2. За разглашение конфиденциальной информации. В трудовых договорах и должностных инструкциях необходимо внимательно читать пункты о конфиденциальности информации. За ее разглашение чаще всего можно лишиться работы.
3. За нарушение сферы компетентности. Действия, выходящие за сферу компетентности работника, недопустимы.
4. За нарушение трудового распорядка и т.д. Нарушение трудового распорядка, правил пожарной безопасности или техники безопасности – это также сфера ответственности сотрудника.