Должностная инструкция делопроизводителя

История профессии

Делопроизводство – это ответвление секретариата, которое является перспективным только в крупных и развивающихся с годами компаниях. Стандартные места работы – фирмы, государственные учреждения, архивы, любые образовательные заведения или крупные организации.

Делопроизводители в старину

Функциональные обязанности делопроизводителя практически не менялись со временем, их основу всегда составляла работа с документами. Первые упоминания о почетной профессии связаны с возникновением письменности и права. Так, еще во времена Киевской Руси при монастырях и князьях, великих и удельных, существовали писари, которые вели документацию.

Официально же делопроизводство как профессия оформилось в середине ХХ века с возникшей необходимостью вести отчетность организаций в соответствии с законодательными требованиями. За прошедшие десятилетия обязанности остались прежними, а изменилась в основном техника и методика работы.

Делопроизводство берет свои истоки с возникновением письменности и права, а в современном мире без такого сотрудника не обходится ни одна крупная фирма или организация.

Навыки претендента на пост специалиста по документообороту

Соискатель должен досконально знать:

• Схемы документооборота и систему организация делопроизводства в целом.
• Нормы хранения документов, сроки передачи в архив и порядок этого процесса.
• Правила уничтожения документов и ревизии.
• Стандарты унифицированной распорядительной и организационной документации.
• Технику безопасности.
• Порядок составления описей, номенклатур, отчетности.
• Структуру хозяйствующего субъекта и особенности его документооборота.
• Работать с базами данных и программами Microsoft Office.
• Деловой этикет, составление официальных писем на различные темы.

Следует понимать и помнить, что сейчас от делопроизводителя требуется не только абсолютная грамотность, умение составлять документы по всем правилам и без ошибок. Нужно обладать опытом работы с информационными технологиями, ведь сейчас многие документы оформляются в электронном виде. А базы данных ведутся только в специальных программах.

Два важных требования к претенденту на пост документоведа:

• среднее специальное, неполное высшее или же высшее образование;
• стаж на аналогичном месте не менее шести месяцев.

Работая специалистом по документообороту, нужно руководствоваться:

• ПВТР.
• Должностной инструкцией или положениями трудового договора.
• Уставом предприятия.
• Правовыми актами и руководствами по делопроизводству, принятыми на различных уровнях.
• Инструкцией по работе архива и делопроизводству.
• Приказами и распоряжениями администрации компании.

Важно

С должностной инструкцией, обязательно под подпись, будущий сотрудник должен ознакомиться еще до начала работы. Претендент должен понимать, чего ждет от него компания, он письменно подтверждает, что согласен со всеми указанными в должностной инструкции требованиями и понимает свою ответственность.

Экскурс в историю

Первые делопроизводители появились вместе с письменностью и развитием права. «Предками» современных представителей этой профессии можно считать писаря и летописца. Первый занимался написанием (разумеется, под диктовку) царских указов и распоряжений. Второй вел записи о мирских и военных делах, сохраняя таким образом ценные исторические сведения для потомков.

В наши дни работа с документацией в каком-либо заведении, организации или компании занимает достаточно много времени. Поэтому присутствие в штате представителя этой профессии – насущная необходимость. Что делает делопроизводитель сегодня? За многие десятилетия круг обязанностей этого специалиста остался практически неизменным. А вот методики и техника работы претерпели существенные изменения.

Описание профессии

Чем должен заниматься современный делопроизводитель? В его обязанности может входить как банальное оформление документов учреждения, так и оперативное принятие решений. Такой специалист может работать везде, где требуется вести документооборот, то есть уровень востребованности этой профессии достаточно высокий.

Сегодня законодательство требует, чтобы документы, подтверждающие деятельность и фиксирующие финансовый оборот каждого предприятия любой формы собственности, оформлялись по определенным стандартам. Этим и должен заниматься делопроизводитель. На эту должность вовсе не обязательно берут человека, окончившего вуз по специальности «документоведение». Очень ценным при отборе кандидатов для работодателя является опыт работы диспетчером-оператором, секретарем-референтом, офис-менеджером.

Делопроизводитель, который отлично справляется со своими обязанностями, – надежный помощник директора. Если круг его задач уже давно вышел за рамки простого оформления документов, он вполне может стать правой рукой руководителя. Представителю этой профессии в работе часто требуется опираться на налоговое, гражданское и судебное законодательство. В маленьких фирмах в штате лишь один делопроизводитель. Его задача сводится только к заполнению документов. В таком случае вполне вероятно совмещение с должностью секретаря. Масштабные корпорации и организации берут в штат несколько специалистов, каждый из них занимается определенной сферой деятельности компании.

Требования к этикету

В деловой среде существуют свои правила этикета. Они являются важным составляющим профессионального имиджа человека. Обладание ими является хорошим фактором для развития карьеры.

К основным правилам этикета относятся:

• пунктуальность
• организованность
• презентабельный внешний вид
• вежливое обращение с руководителями, коллегами и клиентами
• обращение на «вы»
• соблюдение коммерческой тайны
• умение не отвлекаться на посторонние дела на работе
• навык ведения деловых переговоров
• умение поддерживать здоровый микроклимат в компании

Секретарь – лицо фирмы. Как сотрудник, секретарь должен иметь презентабельный вид, соблюдать дресс-код компании, если тот имеется. Уметь общаться как вживую, так и по телефону, и в интернете, соблюдая при этом деловой стиль общения.

Также желательно сдерживать негативные эмоции и не переходить на личности в процессе обсуждения рабочих планов или чьих-то промахов и ошибок. Стоит поддерживать ровные отношения с коллегами, быть доброжелательным и вежливым со всеми.

Плюсы и минусы

К достоинствам профессии можно отнести высокий спрос на специалистов делопроизводства. Также есть возможность трудоустройства в достаточно крупные организации, как частные, так и государственные. Это дает возможность сотрудникам профессионально совершенствоваться и расти по карьерной лестнице. Специальность предусматривает работу в коллективе и возможность развития переговорных навыков.

Недостатками специальности считаются сидячий образ жизни, который со временем может привести к различным характерным для малоподвижного образа жизни заболеваниям. Кроме того, начинающий сотрудник, даже в большой фирме будет получать невысокую заработную плату. А количество обязанностей даже на начальном этапе останется большим.

Статистика зарплат для ‘делопроизводитель’ по городам

Лидеры по количеству вакансий для ‘делопроизводитель’: Москва, Санкт-Петербург, Екатеринбург, Казань, Нижний Новгород.

Лидеры по уровню средней зарплаты для ‘делопроизводитель’: Москва, Подольск (Московская область), Химки, Красногорск, Санкт-Петербург.

Обзор зарплат для ‘делопроизводитель’ по городам

Населённый пункт	Средняя зарплата, руб.	Медианная зарплата, руб.	Вакансий с зарплатой	Всего вакансий
Москва	57934.0	55000.0	514	680
Санкт-Петербург	46982.0	47000.0	218	255
Екатеринбург	36804.0	35000.0	51	62
Казань	36760.0	35000.0	50	57
Нижний Новгород	31111.0	31000.0	36	47
Краснодар	39225.0	35000.0	40	46
Новосибирск	42765.0	39000.0	34	41
Уфа	38111.0	31000.0	36	39
Красноярск	36600.0	33000.0	30	35
Ростов-на-Дону	31533.0	31000.0	30	33
Пермь	30520.0	27000.0	25	26
Самара	34295.0	31000.0	22	25
Воронеж	31421.0	31000.0	19	23
Челябинск	30429.0	31000.0	21	22
Тюмень	34059.0	31000.0	17	21
Тверь	26500.0	27000.0	16	21
Саратов	30529.0	31000.0	17	20
Хабаровск	45912.0	47000.0	17	19
Владивосток	43533.0	47000.0	15	19
Волгоград	27000.0	27000.0	17	18
Ижевск	27941.0	27000.0	17	18
Тула	33857.0	31000.0	14	17
Омск	27800.0	31000.0	10	16
Иркутск	35964.0	35000.0	14	15
Мурманск	42000.0	41000.0	12	15
Набережные Челны	32231.0	31000.0	13	14
Оренбург	39800.0	39000.0	10	13
Рязань	29800.0	31000.0	10	13
Тольятти	27889.0	27000.0	9	12
Томск	29667.0	29000.0	12	12
Ульяновск	33667.0	35000.0	9	11
Подольск (Московская область)	56000.0	53000.0	8	11
Ярославль	30500.0	29000.0	8	10
Иваново (Ивановская область)	29500.0	29000.0	8	10
Барнаул	34111.0	27000.0	9	9
Сургут	42900.0	41000.0	5	9
Владимир	26333.0	25000.0	6	9
Красногорск	48778.0	51000.0	9	9
Киров (Кировская область)	24500.0	24500.0	6	8
Сочи	45857.0	47000.0	7	8
Кемерово	28143.0	27000.0	7	7
Улан-Удэ	25400.0	27000.0	5	7
Химки	55800.0	55000.0	5	6
Новокузнецк	32600.0	27000.0	5	5
Пенза	31800.0	27000.0	5	5
Череповец	33400.0	35000.0	5	5

Секретарь, документовед, делопроизводитель: профстандарт или справочник?

До 2015 года основным документом, устанавливающим квалификационные требования к секретарю (делопроизводителю) и наиболее четко описывающим его должностные обязанности, оставался ЕКС — «Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих». Первый раздел справочника содержит отдельные описания четырех функционально схожих специальностей:

• документовед;
• секретарь-машинистка;
• секретарь руководителя;
• секретарь незрячего специалиста.

Разумеется, каждая должность имеет свои нюансы. Например, секретарю незрячего человека для работы требуется знание рельефно-точечного шрифта Брайля, а документоведу — знание основных методов исследования, проектирования и развития документационных систем. Но по мере актуализации требований к секретарской работе появилась необходимость в разработке нового стандарта профессии. Так появился профстандарт «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией», утвержденный приказом Минтруда РФ №267н от 6.05.2015г.

О поэтапном переходе на новые стандарты работы и предстоящей отмене тарифно-квалификационных справочников читайте в электронном журнале «Кадровое дело»:

Разрабатывать отдельный профстандарт «Секретарь руководителя» или «Делопроизводитель» не пришлось, поскольку предложенный разработчиками документ уже содержит полный перечень требований к административно-управленческому персоналу, занимающемуся приемом посетителей, обработкой телефонных звонков и работой с документами:

Возникает резонный вопрос: на какой свод требований должен ориентироваться работодатель, в штате которого есть секретарь, профстандарт или справочник? Если речь идет о муниципальном или государственном учреждении, ответ однозначен: профстандарт. Что касается коммерческих компаний, то окончательное решение в большинстве случаев остается за работодателем.

На сегодняшний день законодатель требует применять профстандарты только к отдельным должностям, для которых они обязательны. Речь идет о профессиях, дающих право на компенсации или льготы (например, досрочный выход на пенсию), либо связанных с особыми требованиями к квалификации или состоянию здоровья сотрудника.

Вопрос из практики

Ответ подготовлен совместно с редакцией «Системы Кадры»

Отвечает Вероника ШАТРОВА, эксперт по трудовому законодательству, издатель и автор Электронной Системы Кадры, журнала «Кадровое дело» и других профессиональных изданий для специалистов по кадрам и HR

Читать дальше: Как правильно отменить судебный приказ по кредиту

Да, отменят, но такая отмена будет происходить постепенно. ЕКС и ЕТКС планируют заменить профессиональными стандартами, а также отдельными отраслевыми требованиями к квалификации работников, которые утвердят законодательными и иными нормативными правовыми актами. В некоторых сферах такие акты уже утверждены. Например…

Перспективы повышения

Профессия делопроизводитель предполагает 2 варианта развития сотрудника. Какой путь предпочесть, во многом зависит от личностных характеристик специалиста и от его амбициозности, напористости.

Выбирая горизонтальный путь развития, сотруднику необходимо развиваться в своей сфере. Постоянно обновлять свою компетентность и знания в делопроизводстве. Допустимо освоить смежные профессии – библиотечное дело, архивоведение или кадровое делопроизводство.

Карьерный рост по вертикали дает сотруднику возможность получить должность руководителя общего отдела или начальника канцелярии организации. Талантливые делопроизводители в будущем могут получить место директора отдела по управлению делами компании.

Делопроизводитель – профессия актуальная и с годами востребованность ее только растет, ведь документооборот компаний, хоть и переходит на электронный формат, меньше не становится. Особенно это касается крупных организаций. Высшее образование и опыт работы дают возможность делопроизводителю трудоустроиться не только по своей специализации. Вполне можно рассчитывать на место секретаря, офис-менеджера или личного помощника руководителя, который имеет расширенный функционал, хороший заработок и престиж среди коллег.

Что должен знать делопроизводитель?

Делопроизводитель обязательно должен обладать следующими знаниями и умениями:

• В совершенстве разбираться в гражданском трудовом законодательстве;
• Хорошо знать структуру учреждения, в котором он работает;
• Уметь принимать всю входящую на предприятие корреспонденцию, правильно ее регистрировать и перенаправлять в соответствующие отделы;
• Знать, как правильно заполнять регистрационные карточки и передавать согласно с резолюцией руководителя документы на исполнение;
• Уметь следить за порядком исполнения документации;
• Понимать, как производится отправка исходящих документов;
• Знать, какие документы подлежат длительному или краткосрочному хранению в архиве предприятия, а какие следует уничтожить;
• Разбираться в грифах доступа к различным документам (например, «для служебного пользования», «коммерческая тайна»);
• Владеть навыками ведения номенклатуры дел.

Среди прочих навыков, не лишними будут десятипальцевый набор текста на клавиатуре, уверенное знание ПК и умение свободно обращаться с современной офисной техникой. Иногда предъявляется требование знать один из иностранных языков.

В работе служащий будет руководствоваться правилами внутреннего трудового распорядка и приказами своего начальства.

Заработная плата

Оплата труда сотрудника в должности делопроизводителя зависит в первую очередь от стажа и его профессиональных обязанностей. Начинающему сотруднику не стоит рассчитывать на высокую зарплату. В регионах новички получают от 11 тысяч рублей в месяц, в столице – от 15 000 рублей. Более солидные компании платят своим делопроизводителям зарплату от 20 тысяч рублей.  Чем выше статус фирмы и шире круг обязанностей, тем выше будет и оплата. Так, в некоторых московских компаниях зарплата делопроизводителей доход до отметки в 75 тысяч рублей. Средний заработок специалиста по документообороту в России составляет 25-30 тысяч рублей в месяц.

Где учиться

Трудоустроиться делопроизводителем в крупную компанию можно, если у вас есть соответствующее образование. Преимуществом будет сертификат о прохождении обучения на компьютерных курсах, так как работать придется на ПК и с офисной оргтехникой.

Для этой профессии требуется хотя бы среднее профессиональное образование. Получить его можно в колледже. И все же лучше, если диплом будет вузовским: так есть шанс дорасти до начальника отдела и вообще, занять какую-либо руководящую должность. Что касается направлений подготовки, подойдет специальность «документоведение и архивоведение». Альтернативный вариант – «библиотечно-информационная деятельность».

Получить высшее образование будущий делопроизводитель может практически в любом городе России. Специальности «документоведение» обучают более 130 вузов, например:

• Томский национальный исследовательский госуниверситет.
• Южный федеральный университет.
• Российский социальный госуниверситет. • Уральский федеральный университет им. Б. Ельцина.
• Московский технологический университет.
• Дальневосточный федеральный университет.
• Московский институт культуры.
• Самарский национальный исследовательский университет им. акад. С. Королева.
• Санкт-Петербургский госуниверситет промышленных технологий и дизайна.
• Российский гуманитарный госуниверситет.

Среднее специальное образование по направлению «документационное обеспечение управления» можно получить во многих ссузах страны. Например:

• Колледж Министерства иностранных дел РФ.
• Колледж Московского финансово-юридического университета.
• Технологический колледж № 21.
• Колледж сферы услуг № 3.
• Колледж Алтайского госуниверситета.
• Многопрофильный колледж профессионального образования Удмуртского госуниверситета.
• Волгоградский технологический колледж.

Для поступления в вузы надо сдать ЕГЭ по русскому языку, истории, обществознанию или иностранному языку (предметы устанавливают сами учебные заведения). В колледжи зачисляют по результатам конкурса аттестатов.

Образец типовой должностной инструкции заместителя генерального директора

І. Общие положения

1. Заместитель генерального директора принадлежит к категории «руководители».

2. Заместитель генерального директора подчиняется непосредственно генеральному директору.

3. Назначение на должность заместителя генерального директора и освобождение от нее осуществляется приказом генерального директора.

4. В период отсутствия заместителя генерального директора его функциональные обязанности, ответственность, права переходят к иному должностному лицу, о чем сообщается в приказе по организации.

5. На должность заместителя генерального директора назначается лицо, имеющее высшее экономическое или юридическое образование и опыт работы на руководящих должностях не менее пяти лет.

6. Заместитель генерального директора должен знать:

• нормативно-правовые акты, регламентирующие финансовую, экономическую деятельность организации;
• гражданское, финансовое, налоговое, трудовое право;
• организационно-штатную структуру компании, производственные мощности, основы технологии производства;
• планы производственно-хозяйственной, финансово-экономической деятельности организации;
• порядок заключения и исполнения договоров.

7. Заместитель генерального директора в своей деятельности руководствуется:

• законодательными актами РФ;
• Уставом организации, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
• приказами и распоряжениями руководства;
• данной должностной инструкцией.

ІІ. Должностные обязанности заместителя генерального директора

На заместителя генерального директора возложены следующие функциональные обязанности:

1. Контролировать финансовую, хозяйственную деятельность компании.

• результативное использование материальных ресурсов, сокращение потерь, ускорение оборачиваемости средств;
• своевременное заключение хозяйственных, финансовых договоров;
• выполнение договорных обязательств.

• разработкой мер по сбережению ресурсов;
• совершенствованием расходов сырья, материалов, оборотных средств и запасов материальных ценностей;
• улучшением экономических показателей;
• повышением результатов деятельности организации;
• укреплением финансовой дисциплины;
• предупреждением недостаточных или излишних запасов товарно-материальных ценностей, перерасхода материальных ресурсов.

4. Содействовать своевременной подготовке сметно-финансовых и иных документов, расчетов, отчетности.

5. Представлять интересы организации в государственных, коммерческих учреждениях, в пределах своей компетенции.

• работников на предмет следования трудовой и производственной дисциплине, правилам охраны труда, требованиям противопожарной защиты;
• исполнение распоряжений и приказов генерального директора.

7. Информировать генерального директора о темпах предусмотренных работ и мерах по ликвидации выявленных недостатков.

ІІІ. Права

Заместитель генерального директора имеет право:

1. Привлекать к решению возложенных на него задач других должностных лиц организации.

2. Назначать лиц, ответственных за выполнение установленных работ.

3. Разрабатывать, подписывать документы, в рамках своей компетенции.

4. Представлять интересы организации по доверенности в государственных органах, перед контрагентами и иными сторонами.

5. Принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции.

6. Участвовать в работах по подготовке приказов, инструкций, указаний, смет, договоров и иных документов.

7. Информировать генерального директора о всех выявленных недостатках в процессе своей деятельности и вносить предложения по их ликвидации.

8. Определять служебные обязанности для подчиненных работников.

9. Запрашивать информацию, документы, необходимые для выполнения собственных должностных обязанностей.

10. Выдвигать требования к руководству организации об обеспечении условий для исполнения функциональных обязанностей.

ІV. Ответственность

Заместитель генерального директора несет ответственность за:

1. Предоставление недостоверной информации.

2. Нанесение материального ущерба организации, государству, ее контрагентам, сотрудникам.

3. Нарушение решений, постановлений, положений руководства организации.

4. Разглашение коммерческой тайны, личных данных, конфиденциальной информации.

5. Ненадлежащее исполнение собственных должностных обязанностей.

6. Нарушение трудовой дисциплины, техники безопасности, правил внутреннего трудового распорядка, противопожарной защиты.

Положительные и отрицательные стороны профессии

Для того, что бы полностью разобраться с данным профессиональным направлением, стоит рассмотреть все плюсы и минусы работы делопроизводителем.

-Работа в коллективе;

-Возможность карьерного роста;

-Возможность развиваться в области переговоров.

А теперь разберем минусы:

-Обычно приходится работать с большим объемом информации;

-Высокая доля ответственности, так как от работы делопроизводителя зависят многие процессы организации;

-Большой объем работы;

-При заболеваниях органов дыхания и нервной системы не рекомендуют выбирать данную профессию;

-Невысокая оплата труда.

Образец должностной инструкции секретаря-делопроизводителя

1. Общие положения

1. Секретарь-делопроизводитель состоит в подчинении руководителя соответствующего структурного подразделения организации.
2. На срок отсутствия специалиста (отпуск, лечение и пр.) его обязанности исполняет другой специалист, назначенный руководителем организации.
3. Секретарь-делопроизводитель принимается на работу и увольняется с неё руководителем организации.
4. Лицо, которое принимается на эту должность, обязано отвечать следующим требованиям:
   • среднее образование;
   • английский язык на уровне не ниже, чем B2;
   • законченные профильные курсы;
   • опыт работы не требуется.
5. Секретарь-делопроизводитель обязан разбираться в следующих областях:
   • процесс документооборота в организации;
   • нормы и законы, затрагивающие сферу профессиональной деятельности организации;
   • должностная структура организации и её основной кадровый состав;
   • система электронных баз документов организации;
   • правила оформления соответствующей документации;
   • требования к хранению документов и их сохранности;
   • нормы контроля за прохождением соответствующих документов;
   • правила грамматики и орфографии;
   • принципы делового общения;
   • правила архивирования документации;
   • нормативы составления выборок и описей документов по требуемым признакам;
   • нормы ведения деловой переписки;
   • правила эксплуатации офисного оборудования и необходимого в работе программного обеспечения.
6. В своей работе секретарь-делопроизводитель руководствуется:
   • правовыми нормами и действующим законодательством;
   • положениями этой инструкции;
   • документами организации.

2. Обязанности

Секретарь-делопроизводитель выполняет следующий комплекс функций

1. Обработка входящей и исходящей корреспонденции, её учет и направление в соответствующие отделы организации.
2. Передача для исполнения необходимой документации от руководителя.
3. Контроль за графиком прохождения документов и их исполнением.
4. Ведение электронной базы документов.
5. Обеспечение мер по сохранности необходимой документации.
6. Подготовка необходимых справок и докладов по документации организации.
7. Участие в описи документов.
8. Ведение подготовительной работы с документами, необходимыми для руководства.
9. Мониторинг корректности оформления документов структурными подразделениями организации.
10. Взаимодействие с сотрудниками по вопросам документооборота и выполнения указаний руководства.
11. Отслеживание актуальности номенклатуры документов.
12. Выполнение указаний руководителя по вопросам делопроизводства.
13. Ведение заметок на совещаниях по поручению руководства, а также подготовка материалов по их итогам.
14. Помощь руководителю в организации приема посетителей.
15. Соблюдение норм организации в сфере конфиденциальности и уровней допуска документов.
16. Выкладывание необходимых документов на сайт организации, а также в локальную сеть.
17. Посещение почтового отделения для отсылки и приема необходимой корреспонденции.
18. Участие в инвентаризационных мероприятиях в сфере своей ответственности.
19. Помощь в переводе необходимой деловой документации на английском языке.
20. Помощь руководству в общении с иностранными партнёрами.

3. Права

Секретарь-делопроизводитель наделяется следующим спектром прав:

1. Знакомиться с проектами указаний, затрагивающих его сферу деятельности.
2. Ставить подписи в пределах заданной компетенции.
3. Вносить предложения для руководителей по совершенствованию документооборота.
4. Получать от служащих организации необходимые для работы данные.
5. Доносить до руководства и других специалистов информацию о проблемных моментах в сфере документооборота.
6. Требовать от руководителей организации создания необходимых для эффективной работы условий.

4. Ответственность

Секретарь-делопроизводитель может привлекаться работодателем к ответственности на следующих основаниях:

1. За ненадлежащее выполнение должностных функций, — в пределах, прописанных в трудовом законодательстве.
2. За раскрытие внутренней информации, утрату и порчу доверенных документов, — в пределах, определенных в соответствующих нормах законодательства.
3. За правонарушения, которые были совершены в процессе выполнения работ, — в соответствии с разделами уголовного, гражданского или административного законодательства.
4. За ущерб, причиненный организации, — в пределах, данных в соответствующих разделах законодательства.