Должностная инструкция по специальности «секретарь руководителя»

Секретари в сфере образования

Если раньше вы считали эту работу едва ли не самой простой, достаточно ознакомиться с должностной инструкцией секретаря учебной части, чтобы в этом разубедиться. Эта должность имеет некоторые специфические обязанности.

Выше были названы общие для всех секретарей функции, независимо от места их работы. Однако помимо этого специфика конкретной должности накладывает дополнительные обязательства. Например, секретарь учебной части должен знать:

• законы, касающиеся образовательной деятельности;
• структуру учреждения и кадровый состав;
• правила делового общения и т. д.

Должностная инструкция секретаря школы включает немало обязанностей, для исполнения которых нужно разбираться в образовательной сфере. Потенциальный соискатель имеет больше шансов, если он ранее работал в учебном заведении. Однако выпускники колледжей, получившие специальность «Делопроизводство» тоже имеют высокие шансы на трудоустройство.

Составление должностной инструкции секретаря руководителя

Сейчас должностная инструкция входит в состав типового пакета трудовой документации у большинства работодателей. Являясь юридически значимым документом, она требует большого внимания к корректности своего оформления и содержания. Хотя форма должностной инструкции и сейчас не определена в трудовом законодательстве, большинство компаний руководствуется определёнными стандартами её составления. Типовая инструкция состоит из 4 частей, расписывающих основные атрибуты любой должности:

• Общий раздел.
• Функции.
• Ответственность.
• Права.

Дополнительно компании могут включать и разделы, в которых описаны условия работы, критерии оценки качества работника и основные должностные взаимосвязи. Чем крупнее работодатель и чем больше у него сотрудников, тем популярнее включение данных разделов, которые позволяют подробно расписать дополнительные моменты, избавляя от необходимости личных разъяснений.

Общая часть

В данной части даны требования по квалификации сотрудника, порядке его трудоустройства и другим базовым рабочим аспектам. Большую роль тут играют требуемые от секретаря навыки, которые должны включать стенографию, владение оргтехникой и соответствующими компьютерными программами. В требованиях к навыкам работодатель может опираться на профстандарты, порядок применения которых оговорен в ст. 195.3 ТК. Даже если профстандарт носит рекомендательный характер, то из него можно заимствовать много полезной информации.

Важно! Если список обязанностей руководителя включает встречи с зарубежными партнёрами, а также коммуникацию на иностранном языке (документация, конференции и пр.), то логично в квалификационные требования включить пункт о владении соответствующим иностранным языком

Функции

Данная часть отведена под список должностных обязанностей, которые исполняет сотрудник. Для секретаря этот список типовой, но в него могут включаться и такие пункты, как перевод деловой корреспонденции и помощь руководителю в зарубежных поездках. Функции желательно соотносить со списком навыков, которые даны в предыдущем разделе.

Ответственность

В данной части документа перечислен список случаев, когда сотрудник может быть привлечен к ответственности. Обычно сюда включают 3-4 пункта, отдельно дополняемых для некоторых должностей пунктом об ответственности за раскрытие внутренней информации.

Меры наказания даны в максимально общей форме, так как конкретная ответственность наступает лишь после административных и судебных разбирательств.

Права

Данная часть отведена под описание комплекса прав секретаря. Обычно прав типовые, но могут быть расширены, в связи со спецификой конкретной работы.

После составления текста должностной инструкции её согласовывают с юристами и сотрудниками кадрового подразделения. Далее её содержимое утверждает руководитель организации. На следующем этапе инструкция оформляется как официальный документ и выдается для ознакомления сотруднику. Заключительным этапом введения в действие инструкции является проставление подписей. Обязательны подписи главы организации и самого сотрудника. Необходимость подписей остальных лиц определяется правилами документооборота организации.

ПРОФЕССИЯ

Кризисные переговоры: что делать секретарям и помощникам Опытные секретари знают: не все переговоры завершаются дружеским распитием кофе и рукопожатием руководителей. Иногда деловая встреча заканчивается стремительным бегством гостей и битьем посуды. Что такое кризисные переговоры? По каким признакам догадаться, что готовить надо именно их? Воспользуйтесь чек-листом из статьи по подготовке сложных переговоров и оговорите заранее свою тактику поведения с боссом.

Юдакова М.А.

Тройка, шестерка, туз: системное и эффективное подведение итогов

Выполните шесть заданий, чтобы убедиться, как много вы сделали, преодолели и узнали в этом году. Подведение итогов помогает понять, в каком направлении двигаться и развиваться в 2021 году и есть ли у вас силы на реализацию новых проектов.

Миргаязов А.

Советы по планированию следующего года от экспертов и коллег

Руководители, секретари, помощники рассказывают, как планируют свою жизнь на следующий год

Объясняют, почему при постановке целей важно отталкиваться от своих ценностей, обозначать срок достижения и учитывать внешние обстоятельства

Сипатова М.

https://youtube.com/watch?v=umVrAiJQB1I

Функции и обязанности

Вам предстоит взять на себя все справочно-информационное обслуживание, касающееся документации предприятия. А также организацию и контроль за ведением делопроизводства в филиалах и отдельных подразделениях компании. Ничего удивительного — вы же не рядовой секретарь-делопроизводитель. Должны уметь документально обслуживать и оперативно организовывать деятельность ее руководства и совещательных органов. Если нет в наличии инспектора по персоналу — вести всю кадровую документацию и учет.

Секретарю-референту генерального директора нужно готовить документы, необходимые для обеспечения финансово-хозяйственной деятельности всего предприятия, организовывать их прием, регистрацию, учет, хранение. Он контролирует правильность подготовки, утверждения и согласования всей представляемой на подпись руководству предприятия документации. Принимает меры к качественному своевременному исполнению поручений начальства, доводит информацию непосредственно до исполнителей, ведет анализ и выдает заключения по докладам и справкам, направляемым руководству.

Кроме того, в функции секретаря входит поддержание оперативной связи по вопросам деятельности компании с гражданами — физическими лицами и отдельными организациями (как государственными, так и коммерческими). Он же принимает посетителей, может вести кадровую деятельность — оформлять личные дела, приказы, трудовые книжки, договора (контракты), командировочную документацию и листки нетрудоспособности, вести табель и выдавать справки о зарплате.

Суть работы секретаря

Секретарь – профессия весьма давняя, хотя в привычный нам вид оформилась сравнительно недавно, в начале XX века. Практически все высокопоставленные политики имели подчиненных, которым доверяли разную рутинную работу и могли посвятить в свои дела. Ещё в Древнем Риме так называли специальных слуг (отсюда и название профессии — secretus), которым доверяли тайны государственного управления.

Правильно данная профессия называется «секретарь-референт». Поскольку одна из основных задач специалиста – одновременно и представлять компанию, и выполнять поручения начальника, и консультировать его по определенным вопросам.

Конечно, в разных компаниях этот вопрос решается по-своему. Где-то гендиректор держит у себя целый штат помощников, а секретарь только отвечает на звонки и заваривает кофе, где-то – все офисные обязанности лежат исключительно на одном человеке.

Где выучиться на секретаря

Обучение секретарей проводят, как правило, учреждения среднего профессионального образования. Однако на эту должность могут претендовать по сути любые работники с гуманитарным образованием. Особенно ценятся специалисты, знающие архивное дело, документоведы и делопроизводители.

Если речь идет о работе в юридической компании, то на должность секретаря можно устроиться и с юридической профессией.

Помимо стандартного образования, есть также курсы секретарей и помощников руководителя. Подобное обучение возможно при любом уровне образования, проводится по ускоренной программе.

Обязанности секретаря в его работе

В обществе укоренился стереотип о том, что секретарь – это молодая женщина, все обязанности которой заключается в приготовлении кофе и перепечатывании бумаг. Хотя на самом деле работа секретарем – довольно стрессовая и нервная. И задач в ней на порядок выше.

Секретарю каждый день приходится решать множество дел, а также нередко действовать в условиях форс-мажора и нехватки времени. Так или иначе обязанностей у секретаря достаточно много:

1. Планирование встреч руководства, запись на прием к начальнику;
2. Подготовка деловых переговоров, общение с гостями;
3. Прием телефонных звонков и входящей корреспонденции;
4. Работа с документами и текстами выступлений руководителя;
5. Бронирование гостиниц и авиабилетов во время деловых поездок;
6. Заказ канцтоваров, сувенирной продукции, полиграфии, покупка подарков и т.д.

По факту обязанностей у секретаря может быть ещё больше. Всё зависит от штата компании, специфики работы. Очень часто (особенно в небольших компаниях) секретарь совмещает функции делопроизводителя, а также проводит собеседования среди кандидатов на работу.

Подробности. Права и обязанности

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя

Существует также должность секретаря-делопроизводителя. Должностные обязанности этого специалиста тоже не сильно отличаются от описанных выше. Отличие заключается в том, что помощник руководителя изначально должен заниматься обеспечением работы руководства, а секретарь делопроизводитель в свою очередь больше сосредоточен на работе с бумагами.

Должностная инструкция делопроизводителя в обязательном порядке должна включать следующие пункты:

— прием и обработка входящей документации, формирование, согласование и отправка ответных писем;

— осуществление контроля за выполнением приказов и распоряжений руководства;

— проведение проверки за корректностью оформления внутренней документации;

— регистрация бумаг, их учёт и хранение.

Должностная инструкция секретаря суда

СПРАВКА! Не стоит думать, что вакансия секретаря судебного заседания мирового судьи подойдёт почти каждому и не требует особых знаний и умений.

Должностные обязанности этого специалиста заключаются в следующем:

— соблюдение Конституции РФ, Федеральных законов и многих других распоряжений и нормативно-правовых актов;

— выполнение распоряжений судьи и некоторых других уполномоченных лиц;

— взаимодействие с некоторыми другими работниками судебной структуры, чтобы решить вопросы, которые находятся в компетенции секретаря.

Общие положения инструкции

Общие положения являются введением в должность. Стандартная инструкция в разделе общие положения содержит следующие основные пункты:

• краткие сведения о должности. Например, что секретарь референт относится к категории специалиста;
• перечень лиц, которые имеют право назначать или снимать с должности этого работника и кому он должен подчиняться;
• какие сотрудники могут заменить специалиста во время его болезни, отпуска или отсутствия на рабочем месте по другой причине;
• требования к работнику, а именно какими знаниями и умениями, квалификационными навыками он должен обладать;
• перечень инструкций, внутренних положений и законодательных актов, которыми должен руководствоваться секретарь в процессе осуществления своей деятельности;
• перечень вопросов, которыми должен владеть сотрудник.

Каждое предприятие описывает этот раздел в соответствии с личной производственной необходимостью.

Пример должностной инструкции.

Документы для скачивания (бесплатно)

Должностная инструкция секретаря-референта

Вакансии

Секретари требуются постоянно. Базы данных содержат тысячи предложений с разными условиями работы и уровнем зарплаты. В большинстве первые 2-3 месяца необходимо пройти испытательный срок, который оплачивается ниже обещаемого оклада.

Если специалист имеет высокий образовательный потенциал, необходимые навыки, то вознаграждение может соответствовать среднему уровню на предприятии: от 40 до 60 тыс. руб.

Скриншот страницы Trudcom

Оплата труда зависит от региона. В Москве, Санкт-Петербурге зафиксированы самые высокооплачиваемые вакансии, в южных субъектах – низкие. Требования к соискателям прямо пропорциональны выставленным зарплатам.

Скриншот страницы Jobsora

Многие иностранные компании, желающие работать в России или с отечественными корпорациями, выставляют предложения с разной оплатой. Греческие фирмы предлагают должности от 900 €, финские – 2 000 €, шведские – 1 300 €.

От претендентов требуется:

• знание нескольких языков;
• разрешение на работу, визы;
• коммуникабельность, стрессоустойчивость;
• умение ПК;
• грамотность, правописание и др.

Профессия секретарь, несмотря на некоторые минусы, достаточно интересна, имеет перспективы и преимущества. При этом возраст специалиста требуется самый разный. На невысокооплачиваемые работы – до 30 лет, госдолжности – от 35, в бюджетные учреждения – старше 45.

Подробнее о профессии в видео:

В центре скандалов

Пресс-секретарь, как и любой публичный человек, неоднократно оказывался в центре скандалов. Несколько лет назад общественность заинтересовалась стоимостью часов, которые Дмитрий Песков надел на свадьбу. Этот аксессуар, выпущенный швейцарской фирмой Richard Mille, по сведениям экспертов, стоит порядка 600 тысяч долларов. Многих удивило, что у Пескова, получающего не самую большую зарплату госслужащего, хватило денег на дорогую покупку. Позже молодожен заявил, что часы ему подарила супруга.

Это был не единственный скандал, связанный со свадьбой Пескова и Навки. Навальный, следящий за судьбой чиновника, заявил, что пресс-секретарь проводит медовый месяц на роскошной яхте Maltese Falcon. Ее аренда обходится отдыхающим 26 миллионов рублей в неделю (и это без еды и напитков). В ответ Дмитрий заявил, что живет с семьей в гостинице на Сицилии.

Взрослые дети также «бросали тень» на репутацию высокопоставленного отца. Старший сын Дмитрия Пескова, официально нигде не работающий, владеет внушительным автопарком. В его коллекции есть Тесла, Рендж Ровер, Феррари, Мерседес и мотоцикл Harley-Davidson. При этом Николай не платит алименты на содержание своего ребенка и штрафы за нарушения ПДД.

Периодически и Лиза Пескова становится героиней СМИ. Она критикует российскую систему образования, молодежь, менталитет и даже родного отца. Как-то эпатажная девушка в Инстаграме разместила пост, в котором назвала его «главным миллиардером и вором страны». Таким образом Лиза пыталась иронично ответить на нападки и злобные высказывания интернет-пользователей. Дмитрий Песков, оказавшись во всех последних новостях, отказался комментировать слова дочери.

Карьера

Большинство людей думают, что секретарь – не имеет карьеры. Работа секретаря, она разнообразна и бывает нескольких уровней:

• Секретарь на ресепшн – низшая ступень. Этот сотрудник не занимается управленческой деятельностью, чаще всего его обязанность – консультирование по телефонным звонкам организация встречи клиентов.
• Секретарь-референт – профессия немного выше по рангу. Основные обязанности могут быть связаны с деятельностью офис-менеджера (к примеру, жизнеобеспечение предприятия). Знание иностранного языка играет главную роль: осуществление переводов, присутствие на переговорах с иностранными коллегами в виде переводчика.
• Помощник руководителя (ассистент) высшая ступень карьерной «лестницы» секретаря. Данная должность требует от делопроизводителя доверия между руководителем, стрессоустойчивости, уверенности. Также должность предполагает решение организационных и административных проблем.

Перспективы

Как описано выше, секретарь – не бесперспективная профессия. Этим офисным служащим есть куда стремиться. Повысится должность, тогда и зарплата порадует своим ростом. Единственным требованием для повышения карьерной лестницы в большинстве организаций является высшее образование.

Стремитесь к достижению своих жизненных целей и ваша карьера секретаря пойдет в гору.

Если у вас остались хоть малейшие сомнения в том, что профессия секретарь подходит именно вам, то мы настоятельно рекомендуем пройти тест на профориентацию от Профгид. Он стоит сущие копейки, при этом позволяет избежать ошибок, которые могут пустить не в то русло и искалечить всю вашу жизнь. Узнать больше >>

Особенности работы референта

На некоторых предприятиях вводится в штат такая должность, которая включает в себя широкий круг обязанностей: от «стола справок» до «помощника директора». Такой специалист должен обладать разносторонними знаниями и хорошо владеть обстановкой. Должностные обязанности секретаря-референта немного расширены в связи с увеличением полномочий. В целом, это – обычная работа секретаря, но слово «референт» вносит некоторые дополнения в стандартный список. В частности, секретарь-референт может самостоятельно вести прием посетителей по некоторым вопросам. Владея определенной информацией, он в состоянии самостоятельно принимать решения. Кроме этого, референт выполняет ответственные поручения руководителя относительно хозяйственной деятельности организации (предприятия). Иногда секретарю-референту вменяют в обязанности ведение кадрового делопроизводства. Делается это лишь тогда, когда общий объем работы позволяет выполнять дополнительные обязанности.

Навыки

Соответствующий опыт часто более ценится, чем квалификация секретаря, хотя для ИТ-специалистов и навыков набора текста (как правило, требуется минимум 45 слов в минуту) всегда будет необходимым требование. Работодатели ценят опыт и зрелые отношения в этой области работы, поэтому зрелая запись и установленная история работы, вероятно, будут полезны для более старших должностей. В этой области есть много возможностей, поэтому можно найти конкуренцию. Однако некоторые компании и сферы занятости могут требовать определенные навыки:

Хорошая коммуникация, обслуживание клиентов и навыки построения отношений.
Коллективные навыки.
Умение работать с организацией и временем.
Внимание к детали.
Навыки ведения переговоров.
Напористость.
Гибкость.
Такт, осмотрительность и дипломатия.
Сильные организационные навыки.
Навыки презентации и внимание к деталям.
Возможность планировать свою работу, работать по собственной инициативе и соблюдать сроки.
Способность управлять давлением и противоречивыми требованиями и определять приоритетность задач и рабочей нагрузки.
Способность принимать и понимать инструкции.
Устные и письменные навыки общения.
Такт, осмотрительность и соблюдение конфиденциальности.
Приятная, уверенная телефонная манера.
Умение работать в команде.
Надежность и честность.
Навыки управления проектами.
Опыт работы с бухгалтерией, бухгалтерским учетом и обработкой данных.
Опыт сохранения и определения приоритетности календаря менеджера.
Возможность работать независимо.
Дружелюбное и профессиональное поведение.
Стрессоустойчивость.

Как стать секретарем: образование и требования к кандидату

Для того, чтобы попробовать себя в данной профессии, высшее образование не требуется — достаточно будет среднего специального. Поступить в колледж на секретаря можно после 9 или 11 класса. Обучение займет сравнительно немного времени — от одного года до трех лет. Хочется еще быстрее? Без проблем — получить навыки секретарского дела можно на специализированных курсах всего за несколько месяцев, однако нужно понимать, что чем выше уровень полученного образования, тем больше у кандидата шансов устроиться на хорошее место в престижную компанию и получать более высокую зарплату.

На вопрос «Сколько зарабатывает секретарь?» дать сразу однозначный ответ сложно, поскольку оплата труда в значительной степени зависит от региона проживания, профессиональных навыков, опыта работы, знания иностранных языков и диплома претендента. Оклады ассистентов начинаются от 15–20 тысяч рублей и могут доходить до 100 тысяч при достаточном уровне квалификации.

Хороший секретарь ценится на вес золота — настоящий профессионал своего дела грамотно распланирует рабочий процесс, подберет самые удобные авиабилеты, вовремя напомнит о важной встрече, наведет порядок в документах, организует переговоры, произведет приятное первое впечатление на новых деловых партнеров, а уже имеющихся встретит как старых друзей, каждый раз создавая доброжелательную и комфортную для всех сторон атмосферу даже в самых сложных и напряженных ситуациях. Недаром у секретарей есть свой профессиональный праздник, который отмечается ежегодно в третью пятницу сентября

Чаще всего от претендентов требуются следующие навыки и личностные качества:

• стрессоустойчивость;
• умение сглаживать конфликты;
• коммуникабельность;
• вежливость;
• доброжелательность в любых ситуациях;
• презентабельный внешний вид;
• умение подать себя;
• грамотная устная и письменная речь;
• желательно знание иностранных языков;
• исполнительность.

III. Права

Секретарь руководителя имеет право:

1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.

2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)

3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.

4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями

7. ___________________________________________________________

Особенности профессии

Должность секретаря – привилегия женщин. Именно их руководители хотят видеть своими помощниками. Это объясняется женским умением проявить гибкость, предотвратить агрессию шефа, уловить его настрой и особенности характера. Прекрасная половина сумеет сделать комфортным деловой офис и впечатлить партнеров.

Однако, мужчина может претендовать на должность помощника руководителя, устраиваясь на работу в крупную фирму.

Профессиональные навыки и умения секретаря

Для работы секретарём важно:

• быть на «ты» с персональным компьютером;
• обладать культурой общения;
• уметь найти подход к посетителям;
• проявлять аккуратность и пунктуальность.

Некоторые компании видят на должности секретаря человека со знанием иностранных языков.

Личные качества секретаря

Если задать вопрос руководителям различных предприятий, о том какими чертами характера должен быть наделен его личный секретарь, то можно предположить , что их ответ будет однозначным:

• коммуникабельностью и ответственностью,
• пунктуальностью и организованностью,
• терпимостью и стрессоустойчивостью.

Кроме того, отмечают презентабельную внешность, красивую речь, хорошую память.

После общения с секретарем компании в посетителе должна появиться уверенность, что здесь ему помогут разрешить его вопрос.

Какие функции выполняет секретарь?

Обычно эта должность встречается в небольших компаниях. Секретарь выполняет административные функции. Обрабатывает входящую почту, совершает телефонные звонки от имени компании, общается с посетителями, контролирует выполнение задач руководителя, отвечает на типичные вопросы.

Учитывая, что должность популярна в разных организациях, среди прочих вакансий вам может встретиться секретарь на ресепшн. В чем особенности этого предложения? Среди обязанностей такого специалиста значится прием телефонных звонков, а также общение с посетителями и выполнение мелких поручений начальства.

Нужно сказать, что постоянное общение с клиентами – довольно стрессовая задача. Вот почему соискатели предпочитают работу в офисе. Зарплата отличается несильно, при этом работа не столь нервная. Должностная инструкция секретаря офиса не включает пункт о встрече гостей. Обычно все общение ограничивается телефонными переговорами.

Для чего применяется деловая инструкция

Деловая инструкция используется для разъяснения понятия «трудовая функция», порядок включения которой в трудовой договор закреплен в ст. 57 ТК. Документ позволяет конкретизировать основные атрибуты трудовой деятельности сотрудника.

Для работодателя должностная инструкция дает возможность расписать должностные функции работника, определить его ответственность и права на работе.

Сотруднику документ позволяет спокойно планировать рабочий процесс, не опасаясь возможной дополнительной нагрузки.

Для обеих сторон это повышает эффективность рабочих процессов и снижает вероятность трудовых споров. Помимо этого, как правовой документ, должностная инструкция может использоваться в трудовых и административных спорах, а также в юридических разбирательствах.

Важно! Есть два подхода в составлении должностной инструкции: «под работника» или «под должность». В первом случае документ составляется в индивидуальном порядке, а во втором — подойдет для любого кандидата на данную позицию

Образец должностной инструкции секретаря руководителя

1. Общие положения

1. Секретарь руководителя нанимается на должность и освобождается от неё директором организации.
2. Секретарь руководителя находится в его оперативном подчинении.
3. Лицо, претендующее на данную должность, должно соответствовать следующим квалификационным признакам:
   • высшее образование;
   • опыт работы в сфере помощи руководителю от 1 года;
   • знание принципов эксплуатации оргтехники и соответствующего программного обеспечения;
   • владение навыками стенографии;
   • знание английского языка не ниже уровня Advanced.
4. Во время отсутствия обязанности секретаря возлагаются на ассистента руководителя.
5. Секретарь руководителя обязан знать:
   • действующие в организации правила делопроизводства;
   • правила проведения деловых встреч и переговоров;
   • нормы встреч с зарубежными партнёрами;
   • правила делового этикета;
   • соответствующее программное обеспечение;
   • английский язык на уровне, достаточном для помощи руководителю в общении с зарубежными контрагентами;
   • руководящую структуру организации и её основной кадровый состав;
   • основы стенографии;
   • нормы русского языка на уровне, достаточном для проверки корректности документации;
   • правила использования офисного оборудования;
   • востребованные офисные программы;
   • принципы соблюдения действующих норм безопасности;
   • правила общения со входящими звонками, электронной почтой и бумажной корреспонденцией.
6. Секретарь руководителя в своей работе руководствуется:

• актуальными нормами и законами;
• документами организации;
• разделами данной инструкции.

2. Функции

На секретаря руководителя возлагаются следующие обязанности:

1. Помощь руководителю в ведении деловых встреч и переговоров, в том числе с иностранными партнерами.
2. Взаимодействие с секретарями других топ-менеджеров по вопросам организации совместных встреч руководителей.
3. Организация значимых звонков для руководителя.
4. Помощь для руководителя в ведении деловой переписки.
5. Выстраивание оптимального рабочего графика руководителя.
6. Ведение списка посетителей и организация их приема.
7. Ведение записей в ходе встреч и переговоров, а также составление итогового отчета.
8. Ведение соответствующей должностной документации.
9. Донесение до соответствующих сотрудников организации распоряжений руководителя.
10. Выполнение деловых распоряжений руководителя.
11. Сбор требуемых руководителем данных у сотрудников организации и их первичная обработка.
12. Мониторинг ситуации с поддержанием порядка в кабинете руководителя.
13. Обеспечение кабинета руководителя канцелярскими принадлежностями и необходимыми для его работы вещами.
14. Сопровождение руководителя в служебных поездках и командировках.

3. Ответственность

Секретарь руководителя может привлекаться к ответственности в следующих случаях:

1. За разглашение конфиденциальной информации третьим лицам — в границах, которые обозначены в соответствующих нормах законодательства.
2. За невыполнение своих должностных обязанностей и другие служебные нарушения — в тех пределах, которые даны в трудовом законодательстве.
3. За совершенные в ходе выполнения рабочих функций правонарушения — в соответствии с нормами законодательства.

4. Права

Секретарь руководителя владеет следующим комплексом прав:

1. Доносит до руководителя информацию о возможностях улучшения рабочих процессов.
2. Получает для руководителя документы и информацию от других сотрудников организации.
3. Отслеживает ситуацию с выполнением распоряжений руководителя его подчиненными.
4. Подписывает деловые документы в сфере своей ответственности.
5. Замещает руководителя на деловых встречах по его поручению.
6. Требует от руководства поддержания условий, необходимых для высокоэффективной рабочей деятельности.
7. Получает премии и льготы в соответствии с правилами организации.