Пошаговая инструкция сшивания документов: как правильно пользоваться брошюратором?

С чего начать?

Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

1. Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
2. Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
3. Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).
4. Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.

Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:

Как прошить журнал в твердом переплете

Нужно сделать выбор ниток, которыми будет прошнурована книга. Это важный момент. Если прошивка будет грубая, пользоваться журналом при заполнении будет неудобно. Тонкие нитки придется соединять в несколько слоев, чтобы шов соответствовал требованиям к прошивке документации. Специалисты делопроизводства обычно выбирают банковский шпагат или специальную нить категории ЛШ 210.

Затем руководитель организации заверил вышеуказанные сведения своей подписью, а Светлана указала его должность, фамилию и инициалы, наименование компании и текущую дату (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2021, утвержденного постановлением Госстандарта России от 3 марта 2021 г. № 65-ст ). Опломбировала выступающие концы нити индикаторной пломбой. На обложке указала фактическую дату начала ведения книги.

Сроки предоставления документов

Истребованные налоговыми органами документы во время камерных и выездных проверок предоставляют в десятидневный срок (20 дней для консолидированной группы). Если такой возможности нет, то просят отсрочку. Делают это на следующий день после получения требования. Обязательно указывают причины и новые сроки. По закону налоговики не имеют право отказать в продлении срока при ходатайстве налогоплательщика. ИФНС сама определяет период продления, учитывая причины, объемы и др.

При встречной проверке срок сокращают до 5 дней. Но его так же можно продлить при предъявлении ходатайства.

С чего начать?

Прежде чем прошить документы, нужно правильно их подготовить:

1. Удалить скрепки и скобы. Наличие каких-либо металлических элементов в документации недопустимо.
2. Отсортировать листы по датам, тематике, алфавиту или согласно требованиям организации.
3. Внимательно пронумеровать их простым карандашом. На обычных листах цифры проставляются в правом верхнем углу, на фото, каратах, чертежах и схемах – на обратной стороне (вверху слева).
4. Выровнять стопку. Если часть листов большого формата (карты, чертежи), проводится фальцовка. Документ складывают так, чтобы он не выходил за края стопки, но при этом его можно было в любой момент развернуть и просмотреть. Обычно лист собирают гармошкой, отступив от края 3 см.

Как сложить лист А2 в А4 подробно показано на видео:

Что делать, если не защитил диплом?

Что ж, бывает и такое. Но вы должны знать, что если провалили диплом, жизнь на этом не заканчивается.

А можно ли не защитить диплом в принципе? Да, конечно можно! Правда, для этого придется постараться. Правда, если вы уделяли ему хоть какое-то время и не видите документ на защите впервые, сделать это будет очень сложно. Рассмотрим сначала, по каким причинам такая ситуация может произойти.

1. Вы не успели подготовить работу к сроку.
2. Вы не явились на защиту.
3. Вы не получили допуск из-за отрицательного отзыва преподавателя.
4. Вы провалили саму защиту.

Если это все-таки случилось, то ваша судьба окажется в руках Аттестационной Комиссии. Комиссия посмотрит и решит, как ей покажется лучше. Либо вам-таки дадут время на исправления и предоставят возможность пересдать диплом «по-быстрому», либо выдадут новую тему, справку об обучении, и придется сделать диплом в следующем году.

Какие документы нужно сшивать и зачем?

Документы сшиваются для того, чтобы их не потеряли и не подменили. Также документы проходят прошивку по причине большого потока документации, дабы не запутаться в деловых бумагах. Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.

Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

• архивные;
• бухгалтерские;
• кадровые;
• на проверку.

Исключение составляют документы для налоговой службы

Их сшивать не надо, так как работникам налоговой службы неоднократно приходится расформировывать их для сканирования и прочих манипуляций.Важно!Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи

Как заверить прошитый документ

После завершения процедуры следует сделать заверительную надпись. Ее нужно оформить на отдельном листе и расположить на последнем листе уже готовых бумаг. Записка должна содержать количество всех пронумерованных страниц, которые были прошиты, а также описывать примечания о состоянии документов, возможных помарок или порванных листов. Надпись подписывает и заверяет глава организации, указывающий на ней свою должность и расшифровку поставленной подписи.

Мощный дырокол

Заверительную надпись следует клеить на качественный клей, чтобы она оставалась надежной даже спустя большое количество времени. Также необходима печать, которая должна захватывать не только надпись, но и часть листа документа.

Сшивание документов — один из этапов организации порядка

Нормативное регулирование прошивки документов в делопроизводстве

Требования при передаче документации в архив и подаче отчётности в соответствующие госслужбы отличаются друг от друга. А потому перед оформлением прошивки нужно с ними ознакомиться. При необходимости можно обратиться в учреждение по телефону,посмотреть информацию на сайте или в специальных книгах, и сделать прошивку документации в соответствии с этими данными.

Особые требования предъявляются к подшивкам для налоговой службы и судов, бухгалтерским отчётам и кадровой документации.Давайте разберёмся, как подшить документы правильно, рассмотрим все возможные способы.

Документы, подлежащие прошивке

Большая часть документов в разных государственных и частных организациях подлежит прошивке. После сшивания их передают в архив, предоставляют в банк или налоговую инспекцию для отчётности. Также прошивка может потребоваться при сдаче отчётности в разные небюджетные организации, например, фонды. В любом случае документы потребуется не только прошить, но также пронумеровать, правильно оформить книгу, которая получилась в результате.

Но далеко не каждую бумагу необходимо подшивать и хранить. Прошивке подлежат следующие виды документов:

• личные и общие приказы;
• штатное расписание;
• кадровые и архивные документы;
• бухгалтерские документы, включая ведомости, отчёты, счёта-фактуры, чеки, командировочные листы, акты выполненных работ, кассовые книги;
• входящая и исходящая документация;
• рецептуры, прайс-листы и другие виды документов;
• тендерная документация;
• все бумаги, сдающиеся на проверку.

Документы подшивают для того, чтобы их не подменили, не потеряли, не испортили. В любое время можно обратиться в архив и найти бумагу, которая необходима, если вы знаете точно, что ищите и примерное время её регистрации.

Нормативные акты, регулирующие прошивание документов

Основной документ, регламентирующий правила как сшивать документы в России, − это предписания Росархива, установленные приказом от 23.12.2009 № 76. Правила прописаны и в других нормативных актах:

• приказ Федеральной налоговой службы от 25.01.2012 г. под номером № ММВ-7-6/25, где обязательная прошивка подаваемых для отчётности документов отменена, хотя многие службы и сегодня предпочитают принимать прошивки, а не отдельные листы;
• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», где регламентируются многие аспекты делопроизводства;
• приказ Министерства РФ по налогам и сборам, выпущенный 18.04.2003 года под номером № БГ-3-09/198 «О методических разъяснениях по порядку заполнения отдельных форм документов, используемых при государственной регистрации юридического лица»;
• инструкции Центрального банка России – приказ от 7.12.1992 года N 02-213 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Центральном банке РФ» с изменениями на 15.09.1997 года.

Кроме того, прошивка документов зависит от сферы, к которой они принадлежат. Входящая и исходящая документация подшивается совсем не так, как отчёты для налоговой или бумаги из бухгалтерии. А потому в каждой сфере есть свои правила и документы, указывающие, как правильно и что именно нужно сшивать, подавать для отчётности и сдавать на хранение в архив.

Как правильно сшивать документы нитками

Для сшивания документа необходимо обзавестись:

• дыроколом;
• крепкой ниткой, лучше суровой;
• пергаментной или обычной бумажной наклейкой (можно калькой).

Процесс сшивания включает следующие этапы:

1. На заверяющей наклейке в тексте указывается количество нумерованных, скрепленных с помощью печати и подписи листов, наименование фирмы, должность уполномоченного лица, дата, его роспись и расшифровка.
2. Каждый лист аккуратно прикладывается друг к другу. Далее, дыроколом пробивается необходимое количество отверстий. Когда документ состоит из двух-трех листов, можно использовать шило или толстую иглу.
3. Если используется два отверстия, нитка продевается через них так, чтобы концы оказались сзади. Нитку надо продеть два раза для надежности.
4. Хвостики нити завязываются, оставляются длиной в 5–6 см, остальное срезается ножницами. Подготовленная наклейка должна прикрывать узел, но не прятать целиком. При сроке хранения свыше десятка лет, для наклейки применяется пергаментная бумага (калька).
5. Наклейка заранее подписывается, но иногда на нее ставят печать и подпись после высыхания клея.
6. Когда документ сшит, его заверяет на последнем листе с обратной стороны подписью уполномоченное лицо, отвечающее за сдачу подготовленного документа в налоговую или иную структуру. Иногда требуется расписаться на каждой странице.

Заключительный этап

На этой стадии мы добавляем проекту лоска, вероятно, придется исправить некоторые ошибки. Защита дипломной работы во многом базируется на процессе создания аннотации, рецензии, пояснительной записки к диплому.

Аннотацией называют краткую характеристику проекта, описание работы. Это не самостоятельный документ, потому не может быть передан без диплома.

В аннотации предстоит рассказать руководителю и комиссии о проблеме, которой посвящены главы. При знакомстве с написанным представитель сразу уясняет для себя, о чем пойдет речь дальше.

Этот документ имеет вид:

• Краткого изложения. Текст длиной не более половины листа А 4. Студент описывает здесь методы проведения исследования и цель, которую преследует диплом.
• Расширенного изложения. Выпускник пишет текст на 3-4 страницы. В тексте документа студент излагает суть проблемы, делится своим мнением, формулирует промежуточные выводы, которые ему удается сделать при выполнении последовательных задач.

Написать полноценный хороший диплом самостоятельно не получится: одну из его составляющих пишет все же не сам автор. Речь идет о рецензии, которую оформляет рецензент.

Однако, как показывает практика, нередко эту миссию передают в руки выпускника. Рецензенту (человеку, который специализируется по теме диплома) нужно будет только расписаться под написанным.

Правильно оформленная рецензия имеет следующие характеристики:

• написана в одном стиле;
• имеет четко видимую структуру;
• содержит поэтапный анализ научной работы.

Отличительная черта документа – его четкая структура. Это значит, что написать в свободном стиле не получится. В оформлении рецензии все относительно просто:

• объем не превышает одного листа А 4;
• размер и шрифт текста тот же;
• межстрочный интервал – одиночный;
• отступы классические;
• подпись рецензента.

И наконец, пояснительная записка. Этот официальный документ будет содержать итоговое заключение комиссии – присвоение выпускнику соответствующей квалификации.

Именно эту бумагу будут хранить в архиве учреждения образования. Правила оформления документа изложены в ГОСТе.

Выбор ниток и игл

Стоит ответственно подходить к выбору иголок и ниток, неправильно подобранный инвентарь может повредить занавеску.

Нитки для швейных работ

Иглы

Тюль – это тонкий и достаточно хрупкий материал, поэтому иглы для его подшивки необходимо подбирать тонкие и острые. Если игла будет тупой, то она повредит ткань и оставит на ней неэстетичные следы. То же самое будет в случае с толстой иглой – на тюле останутся следы от проделывания шва. Со временем от них могут пойти растяжки и стрелки.

Нитки

Нитки также выбирают по тому же принципу, что и иглы:

• они должны быть тонкими и прочными;
• нити обязательно должны подходить к шторе по тону.

Вам это будет интересно Простые выкройки чепчиков и шапочек для новорожденных

Обратите внимание! Максимальный номер нитей, который используют для подшивки тюли, – № 40. Можно тоньше, но не толще

Если занавеска переливается и имеет перламутровый отблеск, то лучше всего использовать нити на пару тонов светлее ее оттенка. Также хозяйке в процессе работы понадобится сантиметр, ножницы, мелки или карандаш, утюг. Если используется лента контрастного оттенка для игры цвета и выделения акцентов, то нитки можно брать более темного оттенка, чем сама занавеска

Можно тоньше, но не толще. Если занавеска переливается и имеет перламутровый отблеск, то лучше всего использовать нити на пару тонов светлее ее оттенка. Также хозяйке в процессе работы понадобится сантиметр, ножницы, мелки или карандаш, утюг. Если используется лента контрастного оттенка для игры цвета и выделения акцентов, то нитки можно брать более темного оттенка, чем сама занавеска.

Нити для подшивки тюли

Особенности прошивки документов: нюансы

Как подшивать документы, зависит от их формата, сферы, цели подшивки и самого предприятия. Но есть основные правила, которые работают во всех случаях:

1. Количество в томе не может превышать 250 страниц. Если на последний том осталось всего 20-30 страниц, то вы можете сделать предыдущий том тоньше, поместив документы до сшивки из него в тонкую книгу, чтобы она выглядела эстетично.
2. Все листы тома нумеруются. Опись дела не подлежит нумерации. Если в нумерации есть ошибка, неправильную цифру зачёркивают, а не замазывают корректором. Затем рядом ставится новый номер и подпись ответственного лица.
3. Если подшитый лист слишком большой, например, формата А3, а все документы формата А4, то лист при подшивке сворачивается так, чтобы он не выдавался из общей стопки документов, но при этом мог быть свободно развёрнут для рассмотрения и копирования.
4. Отверстия всегда делаются симметричными, располагающимися на 1,5-2 см от левого края документа.

Если один документ состоит из нескольких склеек, то при нумерации на него ставится один номер, а в описи указывается количество листов.

Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

• Стандартные. Их размер 22,9 на 32,4 см, они нужны, чтобы сшить листы бумаги стандартного размера.
• Нестандартные. Они нужны, если размер бумаг отличается от обычного формата А4, в таком случае форма и пропорции обложки коррелируют с форматом подшиваемой бумаги.
• Для длительного хранения. Они имеют произвольный формат, но изготовлены из особо твердого картона. Такие обложки нужны, если документы должны храниться больше 25 лет.

Как прошить оригиналы документов нитками?

Сшивать ценные бумаги необходимо в соответствии с ГОСТ Р61141-98 «Делопроизводство и архивное дело». Нюансы оформления закреплены в Приказе Росархива от 23 января 2009 года №76.

Процедура прошивки считается обязательной для таких категорий документов:

• кадровых;
• проверочных;
• архивных;
• бухгалтерских.

Может подшиваться и другая документация, которая важна для владельца, компании и ее контрагентов.

Классическая схема прошивки требует инструментов для работы. Понадобятся обложки (стандартные, нестандартные или архивные), дырокол, канцелярский клей, острые ножницы, заверительный лист, нитки, шило или иглы, веревки или шпагат. Нитки должны быть прочными, толстыми и износостойкими.

Самые распространенные способы подшивки:

1. В две дырки – наиболее популярная схема. Расстояние между отверстиями – не менее 5 сантиметров. Узелок в этом случае должен находиться на лицевой стороне.
2. В три дырки. При этой схеме отверстия нужно разместить на одинаковом расстоянии друг от друга и до краев листа. Создать с помощью нитей «восьмерку», соединив оба конца нити посередине на внутренней стороне листа.
3. В четыре дырки – схема напоминает предыдущий вариант, только «восьмерка» теперь двойная. Хвост остается на уровне второго прокола на тыльной стороне.
4. В пять дырок – самый надежный способ, использующий для крайне важных документов. Представляет собой две «восьмерки», расположенные одна над другой.

Пошаговая инструкция и схемы прошивки в 3 и 4 дырки

Стандартно журналы и другую документацию не высшего уровня важности сшивают в три прокола, используя стандартные нити, клей ПВА и шило. Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

Подробная пошаговая схема прошивки в 3 дырки такова:

• Шаг 1. Первое движение иглы должно проходить через центр листа «изнутри-наружу» (чтобы ушко было ближе к тыльной стороне, а конец иглы – к лицевой).
• Шаг 2. Второй прокол нужно сделать уже с лицевой стороны, двигаясь ближе к краям листа.
• Шаг 3. В третий прокол игла опять должна входить с обратной стороны. Если еще раз вдеть иглу в исходное отверстие, схема будет считаться завершенной.

Схема прошивки документов в 3 дырки:

Схема прошивки документов в 4 дырки:

После нужно завязать узел и оставить минимум 7 сантиметров нити.

Заверительный лист должен иметь размер прямоугольника 6х4 сантиметра. Его нужно приклеить на узел и подписать.

Нумеровать листы нужно в порядке подшивки, используя арабские цифры и начиная с «единицы». Журналы нумеруются и сшиваются по стандартной схеме, а вот при оформлении других документов возникают трудности.

Нюансы процесса:

1. При сшивании письма сначала нумеруют конверт, и только потом – его содержимое.
2. При нумерации чертежей, диаграмм и других графических материалов, которые занимают весь лист или не должны иметь мешающих пометок, искажающих смысл, ставить нумерацию нужно на обратной стороне листа.

Стандартно номер проставляется в правом верхнем углу. Для описи нумерация не нужна.

Как заверить сшитые документы?

Заверительный листок приклеивается с помощь ПВА на узелок на обратной стороне сшитой стопки документов. Листок должен иметь небольшие размеры (от 3х4 до 8х10 см). На нем указываются наименование организации, ФИО и должность ее руководителя и дата подшивки.

Описание на листке может быть либо развернутым, когда подробно описываются содержание, количество листов, данные об адресате, наличие примечаний и чертежам и другие характеристики.

Также может быть перечислено количество помарок, исправлений и других сносок по ГОСТ. Описание может быть и сокращенным – когда приводится только количество и название документа (или объекта), который подлежал подшивке.

В любом случае руководитель обязан полностью расписывать свои ФИО, должность, расшифровывать личную подпись. Либо подпись с печатью, либо только печать должны располагаться так, чтобы они одновременно находились и на листке, и на тыльной стороне самого документа.

Образец заверения сшитой документации:

Как прошить диплом с тремя дырками

Печатный блок вставляется в канал с отверстиями и сшивается лентой в следующей последовательности:

Пошаговая инструкция:

1. Расположите шнур вдоль тыльной стороны фиксирующей листы вставки.
2. Пропустите его «на лицо» через центральное отверстие.
3. Снова выведите «на изнанку» через крайнюю дырочку.
4. Вытащите наверх через вторую крайнюю.
5. Вставьте в среднее отверстие и проденьте на изнаночную сторону.
6. Концы соединятся, останется стянуть их в крепкий узел.

При таком порядке действий «бант» расположится снизу, и его не будет видно. Если начать с лицевой стороны, в финале ленточка выведется на титульный лист.

Сам процесс сшивки несложный, трудности вызывает перфорация бумаги. Дырокол на три отверстия — вещь недешевая, чтобы покупать его ради единственного использования, поэтому придется проявить изобретательность. Сделать три ровные дырки можно:

На перфораторе в салоне полиграфии.
Дома обыкновенной дрелью — экзотический, но работающий метод.
Дыроколом на два отверстия, повернув его боком — так, чтобы задействован был только один нож. Главное — точно разметить страницы, чтоб в итоге все отверстия совпали.
Толстым шилом

Важно предварительно прочно скрепить пачку бумаги по всем четырем углам, иначе листки съедут.

Презентация к дипломной работе

Компьютерная презентация простой и правильный способ быстро представить работу. Больше не нужно рисовать плакаты или часами рассказывать. Достаточно помести все важные изображения и тезисы на слайды. Комиссия и аудитория сама прочитает и сделает выводы. От студента потребуется только разъяснение.

На оформление презентаций нет особых требования. Слайды должны быть легкими для восприятия, читабельными и информативными. Есть рекомендации по созданию презентаций:

• Шрифт — Times New Roman или Arial. Можно использовать 24 кегель.
• Графика – делается расшифровка сокращений.
• Таблицы – чтобы поместить в презентацию этот вид графики, то лучше переводить его в картинку. Изображение будет ровным и не сместится на другом компьютере.
• Анимация – не рекомендуется на технических специальностях.
• Музыка – подходят для творческих направлений.
• Количество слайдов – не больше 25 слайдов. На одного человека в среднем отводится 10-12 минут. Этого времени должно хватить на выступление.

Рекомендуется создавать резервную копию на флешку и на онлайн диск.

Доклад и речь к диплому

Для написания доклада к работе нужно знать, что там должно быть. Пишут его на 3-4 листа А4. За основу берется теория и практика диплома, выводы, раздаточный материал, презентации. Студент упоминает такие нюансы:

• Актуальность.
• Характеристика объекта и предмета.
• Методы исследования.
• Цели и задачи.
• Решение проблемы.
• Предложения по улучшению предмета и объекта.
• Факты научной и практической ценности.

Вместе с презентацией студент должен позаботиться о речи. Чтобы ее написать нужно разбираться в теме. Для составления качественной речи есть несколько советов:

• Рассчитывать на 10 минут презентации.
• Заранее подготовиться к вопросам.
• Использовать информацию с введения и заключения.
• Репетировать защиту.

Как пронумеровать листы

Перед началом нумерации листов требуется изучить несколько условий:

• Нумерация выполняется от единицы, используются арабские цифры;
• Если есть в наличии конверт с письмами, то вначале нумеруется именно конверт, а потом уже все остальные вложенные бумаги;
• Когда к документации подшиты и другие бумаги, которые уже имеют нумерацию, их все равно требуется промаркировать по порядку;
• Номера листов нужно ставить в верхнем правом углу на каждом листе, не повреждая текст документа;
• Для описи нумерация не нужна;

Схема установки проколов

• Листы нестандартного формата необходимо развернуть и только потом нумеровать в правом верхнем углу;
• В случае с картами и чертежами используется два листа формата А4, однако нумеруются они одним числом, а в примечании расписывается каждый использованный лист;
• Когда фотографии и справки наклеены только с одной стороны, их нумерация производится отдельно.

Дырокол — незаменимое средство при большом объеме документов